E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen und Pflichten

Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland gestaffelt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz mit den Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG.

Der entscheidende Stichtag rückt näher: Am 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsfrist, in der Papier- und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch zulässig sind. Ein Aufschub ist nicht in Sicht – der Zentralverband des Deutschen Handwerks forderte im Juni 2026 eine Verschiebung auf 2028, ein Gesetzgebungsverfahren dazu wurde bis August 2026 nicht eingeleitet. Dieser Beitrag ordnet die Stufen der E-Rechnungspflicht ein, benennt alle Ausnahmen, zeigt den Praxisstand nach 15 Monaten Empfangspflicht und erklärt, welche Sonderregelungen das Bundesfinanzministerium 2026 nachgeschoben hat.

Was die E-Rechnungspflicht rechtlich bedeutet

Die E-Rechnungspflicht verlangt einen strukturierten elektronischen Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein per E-Mail versendetes PDF erfüllt diese Anforderung nicht und gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Zulässig sind in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind.

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen, an nicht unternehmerisch tätige juristische Personen sowie grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht darunter. Auch Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG vollständig steuerfrei sind – etwa Heilbehandlungen, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen – bleiben ausgenommen.

Empfangspflicht: seit 2025 scharf

Für die Empfangsseite der E-Rechnungspflicht existiert keine Übergangsregelung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen, lesbar machen, prüfen und archivieren können. Technisch genügt laut Zentralverband des Deutschen Handwerks ein E-Mail-Postfach, eine Software zum Auslesen des Datensatzes und ein elektronisches Archivsystem. Ein kostenfreier Viewer steht im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung bereit.

Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Alternative. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 stellt klar: Die Pflichten des Rechnungsausstellers gelten auch dann als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa per Sendeprotokoll.

Ausstellungspflicht: die zweite Stufe der E-Rechnungspflicht

Maßgeblich für die Stufe ab 2027 ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 3 UStG im Vorjahr, also im Kalenderjahr 2026. Weder der Umsatz des Empfängers noch die Höhe der einzelnen Rechnung spielt eine Rolle. Bei umsatzsteuerlicher Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises, bei Gutschriften der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers.

Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht im Detail

Die Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG knüpfen an das Jahr an, in dem der Umsatz ausgeführt wurde – nicht an das Rechnungsdatum. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf jeder Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung verwenden, sofern sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Ein einfaches elektronisches Format wie PDF setzt dabei die Zustimmung des Empfängers voraus, die auch konkludent durch widerspruchslose Annahme erteilt werden kann.

Für EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen, endet die Übergangsfrist ebenfalls am 31. Dezember 2027. Die Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main weist darauf hin, dass EDI auch darüber hinaus nutzbar bleibt, sofern ab dem 1. Januar 2028 ein vollständiger Meldedatensatz nach dem Umsatzsteuergesetz daraus extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Vier Fallgruppen sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen und laufen nicht mit den Übergangsfristen aus. Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft befreit, unterliegen aber wie jedes andere Unternehmen der Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025.

Ein häufiges Missverständnis betrifft Rechnungen an Kleinunternehmer: Wer an einen Kleinunternehmer leistet, unterliegt der E-Rechnungspflicht trotzdem, weil auch Kleinunternehmer inländische Unternehmer im Sinne des Gesetzes sind. Gleiches gilt für Leistungen an Vereine, Stiftungen und Kirchengemeinden, soweit der Umsatz ganz oder teilweise deren unternehmerischen Bereich betrifft.

Praxisstand 2026: Umsetzung hinkt der E-Rechnungspflicht hinterher

Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 unter 1.926 Betrieben aus 52 Handwerkskammern zeigt eine deutliche Lücke zwischen Rechtslage und Praxis. Rund ein Drittel der befragten Betriebe stellt bereits selbst E-Rechnungen aus. Von den übrigen plant rund die Hälfte die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027 – also nach dem Stichtag, ab dem die E-Rechnungspflicht für größere Betriebe greift.

Als zentrale Praxisprobleme benennt der ZDH nicht validierbare Datensätze, uneinheitlich befüllte Felder und Abweichungen zwischen XML-Datensatz und PDF-Teil bei hybriden Formaten. Nur rund ein Drittel der Betriebe archiviert E-Rechnungen in einem GoBD-konformen System, obwohl die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nach § 14b UStG bei acht Jahren liegt und der strukturierte Datensatz unverändert erhalten bleiben muss.

Auf dieser Datenbasis forderte der ZDH am 22. Juni 2026 eine Verschiebung der E-Rechnungspflicht vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028. Ein Gesetzgebungsverfahren zur Fristverlängerung wurde bis August 2026 nicht eingeleitet. Der geltende Stufenplan bleibt damit die verbindliche Planungsgrundlage.

Bußgeld und Vorsteuerabzug bei Verstößen

Das größere wirtschaftliche Risiko liegt nicht im Bußgeld, sondern beim Vorsteuerabzug. Wenn ein Unternehmen ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet ist und stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellt, erfüllt diese grundsätzlich nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug dann nur ausnahmsweise geltend machen, nämlich wenn die sonstige Rechnung inhaltlich vollständig und richtig ist und der Finanzverwaltung alle Prüfangaben vorliegen.

Der Rechnungsempfänger trägt dabei kein Prüfrisiko für die Größe des Ausstellers. Ob ein Geschäftspartner die Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen darf, muss er nicht kontrollieren, sofern ihm keine Kenntnisse über dessen Umsatzhöhe vorliegen. Eine fehlerhaft als sonstige Rechnung ausgestellte Rechnung lässt sich zudem durch eine E-Rechnung mit eindeutiger Bezugnahme auf das Original berichtigen.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht bis Ende 2026

Die Umstellung betrifft mehr als das Rechnungsformat. Neben der Erzeugung eines normkonformen Datensatzes müssen Validierung, Freigabe, Buchung und Archivierung ineinandergreifen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat diese Anforderungen präzisiert und in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass überführt.

Stolperfallen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Skonto lässt sich in der XRechnung nicht strukturiert abbilden, weil die Norm EN 16931 kein eigenes Feld dafür vorsieht. Der ZDH empfiehlt deshalb eine feste Zeichenfolge im Freitextfeld der Zahlungshinweise, etwa in der Form Raute-SKONTO-Raute-TAGE-gleich-14-Raute-PROZENT-gleich-2.25-Raute, jeweils zeilenweise und ohne Leerzeichen. Bei ZUGFeRD steht im Profil EXTENDED ein strukturiertes Feld zur Verfügung.

Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, besteht keine Pflicht zur nachträglichen Ausstellung einer E-Rechnung. Weicht bei hybriden Formaten der XML-Datensatz vom PDF-Teil ab, ist für die Finanzverwaltung ausschließlich der strukturierte Teil maßgeblich.