Sonderurlaub: Anspruch bei Todesfall, Umzug und Hochzeit

Sonderurlaub ist eine Freistellung von der Arbeit zusätzlich zum Erholungsurlaub, die bei besonderen persönlichen Anlässen wie einem Todesfall, der eigenen Hochzeit oder der Geburt eines Kindes gewährt wird. Bezahlt ist die Freistellung nur, wenn ein Gesetz, der Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag das vorsieht; die zentrale Rechtsgrundlage ist § 616 BGB. Einen gesetzlich definierten Begriff dafür kennt das private Arbeitsrecht dagegen nicht. Ein privater Umzug zählt in der Regel nicht zu den anerkannten Anlässen.

In der Praxis gelten ein bis zwei bezahlte Tage je Anlass als Richtwert. Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) nennt feste Zahlen: zwei Arbeitstage beim Tod eines Elternteils, einen Tag bei der Niederkunft der Ehefrau und einen Tag für einen dienstlich veranlassten Umzug. Der Beitrag zeigt, welche Anlässe einen Anspruch begründen, wann der Arbeitgeber die Bezahlung verweigern darf und welche Folgen eine unbezahlte Auszeit für die Sozialversicherung hat. Für Kinderbetreuung, Pflege und Mutterschutz gelten zusätzlich eigene gesetzliche Freistellungsansprüche.

Was ist Sonderurlaub? Definition und Rechtsgrundlage

Sonderurlaub bezeichnet jede Freistellung von der Arbeitspflicht, die nicht auf den gesetzlichen Erholungsurlaub angerechnet wird. Im Bundesurlaubsgesetz und im BGB taucht der Begriff nicht auf; er stammt aus Tarifverträgen und dem Beamtenrecht. Der Erholungsurlaub beträgt nach § 3 BUrlG mindestens 24 Werktage im Jahr und bleibt von solchen Freistellungen unberührt.

§ 616 BGB: bezahlte Freistellung bei persönlicher Verhinderung

Nach § 616 BGB behalten Beschäftigte ihren Lohnanspruch, wenn sie für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeit gehindert sind. Die Vorschrift gilt für Arbeitsverhältnisse in Vollzeit, Teilzeit und im Minijob gleichermaßen. Leistungen einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversicherung für dieselbe Zeit werden nach § 616 Satz 2 BGB angerechnet.

„In der Person liegend“ sind Gründe, die gerade diesen Beschäftigten betreffen, etwa ein Todesfall in der Familie oder ein unaufschiebbarer Arzttermin. Hindernisse, die eine große Zahl von Menschen gleichzeitig treffen – Glatteis, ein Bahnstreik oder eine gesperrte Autobahn –, fallen nicht darunter; das Wegerisiko trägt nach Auskunft der Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages der Arbeitnehmer.

Als „verhältnismäßig nicht erheblich“ gelten nur wenige Tage. Die Kommentarliteratur nennt als Richtwerte einen Tag bei bis zu drei Monaten Beschäftigung, drei Tage bei drei bis sechs Monaten, eine Woche bei sechs bis zwölf Monaten und höchstens zwei Wochen ab einem Jahr. Dauert die Verhinderung länger, entfällt der Anspruch vollständig, auch für die ersten Tage; das VG Bayreuth spricht unter Berufung auf den Großen Senat des BAG von einer „Alles-oder-nichts“-Vorschrift.

Bezahlter und unbezahlter Sonderurlaub im Unterschied

Bezahlter Sonderurlaub entsteht kraft Gesetzes, sobald die Voraussetzungen des § 616 BGB oder einer tariflichen Regel vorliegen. Eine unbezahlte Freistellung beruht dagegen immer auf einer Vereinbarung, denn einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf eine unbezahlte Auszeit gibt es nicht. Während der unbezahlten Auszeit ruhen Arbeits- und Lohnpflicht, und es entsteht kein gesetzlicher Erholungsurlaub (BAG, Urteil vom 19.03.2019, 9 AZR 315/17).

Quellen: § 616 BGB, § 3 BUrlG, § 28 TV-L/TVöD, § 7 Abs. 3 SGB IV.

Sonderurlaub nach Anlass: Tage im Überblick

Für die Freistellung nach § 616 BGB legt das Gesetz keine feste Zahl an Tagen fest. Rechtsprechung und Fachliteratur haben jedoch Richtwerte entwickelt, an denen sich Arbeitgeber orientieren, etwa im Merkblatt der IHK Neubrandenburg. Die Tabelle stellt diese Richtwerte den festen Tagen nach § 29 TVöD und TV-L gegenüber.

Richtwerte laut Fachliteratur (Hensche, IHK Neubrandenburg); abweichende Regeln im Arbeits- oder Tarifvertrag gehen vor.

Sonderurlaub bei Todesfall und Beerdigung

Beim Tod naher Angehöriger gehört die bezahlte Freistellung zu den anerkannten Fällen des § 616 BGB. Als nahe Angehörige gelten Ehegatten und eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern. Das IHK-Merkblatt nennt beim Tod des Ehegatten drei bis vier Tage, beim Tod von Eltern oder Kindern einen bis drei Tage; der TVöD gewährt in allen drei Fällen zwei Arbeitstage.

Beim Tod von Großeltern, Geschwistern oder Schwiegereltern fehlt ein fester Richtwert. Maßgeblich ist, ob die Teilnahme an der Beerdigung nach den Umständen als sittliche Pflicht gilt, etwa bei enger persönlicher Bindung oder wenn der Beschäftigte die Bestattung organisiert. Der TVöD führt diese Angehörigen nicht auf; dort ist eine Freistellung nur als Ermessensentscheidung in sonstigen dringenden Fällen bis zu drei Arbeitstagen möglich.

Sonderurlaub bei Hochzeit

Für die eigene Hochzeit gelten ein bis zwei freie Tage als üblich. Findet die kirchliche Trauung an einem anderen Tag als die standesamtliche statt, kann nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur ein weiterer Tag hinzukommen. Für die Hochzeit eines Kindes oder der Geschwister gibt es keinen anerkannten Richtwert; ein Anspruch besteht dann meist nur, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag den Anlass ausdrücklich nennen.

Im öffentlichen Dienst ist die eigene Hochzeit kein Katalogfall: Weder § 29 TVöD noch § 29 TV-L führen sie auf. Beschäftigte können dort nur eine Arbeitsbefreiung nach § 29 Abs. 3 beantragen, die der Arbeitgeber nach Ermessen bezahlt oder unbezahlt bewilligt. Als Nachweis dient in der Regel die Terminbestätigung des Standesamts.

Sonderurlaub bei Geburt des Kindes

Väter und Partnerinnen erhalten zur Geburt des eigenen Kindes in der Regel ein bis zwei bezahlte freie Tage nach § 616 BGB. Der TVöD und der TV-L sehen für die Niederkunft der Ehefrau oder Lebenspartnerin einen Arbeitstag vor. Eine zweiwöchige bezahlte Partnerfreistellung nach der Geburt, die sogenannte Familienstartzeit, ist politisch diskutiert, Stand November 2026 aber kein geltendes Recht.

Für die Zeit nach der Geburt stehen Elternzeit und Elterngeld zur Verfügung; welche Einkommensgrenzen dabei gelten, erläutert der Beitrag zur Elterngeld-Einkommensgrenze. Die Mutter ist durch den Mutterschutz freigestellt. Für Vorsorgeuntersuchungen während der Schwangerschaft muss der Arbeitgeber sie nach § 7 MuSchG ohne Entgeltausfall freistellen.

Sonderurlaub bei Umzug

Ein privater Umzug begründet in der Regel keinen bezahlten Sonderurlaub. Fachanwälte und die IHK gehen davon aus, dass sich ein privat veranlasster Wohnungswechsel in die Freizeit oder den Erholungsurlaub legen lässt; eine Leitentscheidung des Bundesarbeitsgerichts dazu gibt es nicht. Anders liegt der Fall bei einem betrieblich veranlassten Umzug, etwa nach einer Versetzung an einen anderen Standort: Dann gilt ein Tag als vertretbar.

Der TVöD gewährt einen Arbeitstag nur für einen Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund an einen anderen Ort. Für einen Umzug aus persönlichen Gründen nennt die Protokollerklärung zu § 29 Abs. 3 TV-L ausdrücklich die Möglichkeit einer kurzfristigen unbezahlten Arbeitsbefreiung. Welche Kosten ein Wohnungswechsel verursacht und welche davon steuerlich absetzbar sind, zeigt der Beitrag zu den Umzugskosten.

Arztbesuch, Behördentermin und Gerichtsladung

Ein Arztbesuch während der Arbeitszeit ist nur dann bezahlt, wenn er medizinisch zu diesem Zeitpunkt notwendig ist oder der Arzt den Termin vorgibt und der Beschäftigte keinen Einfluss darauf hat. Liegt der Termin bei Gleitzeit außerhalb der Kernarbeitszeit, besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts von 1984 kein Anspruch nach § 616 BGB. Im TVöD gilt dasselbe: Freigestellt wird nur für eine Behandlung, die während der Arbeitszeit erfolgen muss.

Vorladungen von Gericht, Polizei oder Behörden sind ebenfalls ein persönlicher Verhinderungsgrund, sofern sich der Termin nicht außerhalb der Arbeitszeit legen lässt. Freigestellt wird für die Dauer des Termins einschließlich Hin- und Rückweg. Schöffen und ehrenamtliche Richter haben nach § 45 DRiG einen eigenen Freistellungsanspruch; den Verdienstausfall ersetzt das Gericht nach dem Justizvergütungsgesetz mit bis zu 29 Euro pro Stunde.

Sonderurlaub im TVöD und TV-L

Im öffentlichen Dienst regelt § 29 TVöD die bezahlte Arbeitsbefreiung abschließend. Der Tarifvertrag zählt die Anlässe auf, die als Fälle des § 616 BGB gelten; andere Gründe begründen keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Wortlaut des TV-L ist inhaltsgleich und gilt für die Beschäftigten der Länder.

Fälle unter e) zusammen höchstens 5 Arbeitstage im Kalenderjahr (BAG, Urteil vom 05.08.2014, 9 AZR 878/12). Quelle: § 29 TV-L, inhaltsgleich mit § 29 TVöD.

§ 28 TVöD: unbezahlter Sonderurlaub aus wichtigem Grund

Nach § 28 TVöD und dem gleichlautenden § 28 TV-L können Beschäftigte bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unbezahlten Sonderurlaub erhalten. Die Vorschrift ist eine Kann-Regel: Ein Anspruch auf Bewilligung besteht nicht, wohl aber auf eine Entscheidung nach billigem Ermessen. Diese Zeit zählt grundsätzlich nicht als Beschäftigungszeit, was sich auf die tarifliche Kündigungsfrist auswirkt; die Staffel nach § 34 TVöD zeigt der Beitrag zur Kündigungsfrist für Arbeitnehmer.

Sonderurlaub bei krankem Kind und Pflege von Angehörigen

Für die Betreuung kranker Kinder und die Pflege naher Angehöriger gelten eigene Gesetze, die § 616 BGB ergänzen. Anders als § 616 BGB lassen sich diese Ansprüche vertraglich nicht ausschließen. Ist § 616 BGB im Arbeitsvertrag abbedungen, zahlt die Kranken- oder Pflegekasse eine Lohnersatzleistung.

Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V

Gesetzlich versicherte Eltern haben bei Erkrankung eines Kindes unter zwölf Jahren Anspruch auf unbezahlte Freistellung und erhalten Kinderkrankengeld von 90 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts (§ 45 SGB V). Die Grundregel sieht zehn Arbeitstage je Kind und Elternteil vor, für Alleinerziehende 20 Tage, insgesamt höchstens 25 beziehungsweise 50 Tage im Jahr. Für die Jahre 2024 bis 2026 ist der Anspruch laut Techniker Krankenkasse befristet auf 15 Tage je Kind und Elternteil erhöht, für Alleinerziehende auf 30 Tage.

Bezahlte Freistellung nach § 616 BGB geht dem Kinderkrankengeld vor. Das Bundesarbeitsgericht entschied bereits 1978, dass die Pflege eines erkrankten Kindes unter acht Jahren bis zu fünf Arbeitstage in aller Regel als verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit gilt (BAG, 5 AZR 834/76). Ist § 616 BGB ausgeschlossen, springt die Krankenkasse mit dem Kinderkrankengeld ein.

Kurzzeitige Arbeitsverhinderung bei Pflege

Tritt bei einem nahen Angehörigen akut ein Pflegefall ein, dürfen Beschäftigte nach § 2 PflegeZG bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, um die Pflege zu organisieren. Der Anspruch gilt unabhängig von der Betriebsgröße und ist dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen; auf Verlangen ist eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Zahlt der Arbeitgeber keinen Lohn, gibt es seit 2024 jährlich bis zu zehn Tage Pflegeunterstützungsgeld von der Pflegekasse.

Weitere gesetzliche Freistellungsansprüche bestehen unabhängig von § 616 BGB und lassen sich vertraglich nicht abbedingen:

• Bildungsurlaub nach Landesrecht, meist 5 Tage pro Jahr oder 10 Tage in zwei Jahren; Bayern hat kein Gesetz, Sachsen ab 2027 mit 3 Tagen (Länderübersicht)
• Vorsorgeuntersuchungen in der Schwangerschaft ohne Entgeltausfall (§ 7 und § 23 MuSchG)
• Betriebsratstätigkeit ohne Minderung des Arbeitsentgelts (§ 37 Abs. 2 BetrVG)
• Schöffenamt und ehrenamtliches Richteramt (§ 45 DRiG) mit Verdienstausfallentschädigung
• Einsätze der Freiwilligen Feuerwehr und des THW, der Lohn wird dem Arbeitgeber erstattet

Unbezahlter Sonderurlaub: Folgen für die Sozialversicherung

Unbezahlter Sonderurlaub von bis zu einem Monat lässt den Sozialversicherungsschutz unberührt. Nach § 7 Abs. 3 SGB IV gilt die Beschäftigung so lange als fortbestehend, auch wenn kein Lohn fließt. Ein zwischengeschobener bezahlter Urlaubstag setzt die Monatsfrist laut Deutscher Rentenversicherung nicht neu in Gang.

Dauert die unbezahlte Auszeit länger als einen Monat, endet die Versicherungspflicht mit Ablauf des Monats, und der Arbeitgeber meldet den Beschäftigten bei der Krankenkasse ab. Ab diesem Zeitpunkt greift die Familienversicherung oder die obligatorische Anschlussversicherung mit eigenen Beiträgen. Wie Personalabteilungen solche Fehlzeiten in der Abrechnung abbilden, zeigt der Beitrag zur digitalen Lohnabrechnung.

Sonderurlaub beantragen: Ablauf und Nachweise

Bezahlter Sonderurlaub nach § 616 BGB entsteht kraft Gesetzes und hängt nicht von einer Genehmigung ab. Aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht folgt aber, dass Beschäftigte den Arbeitgeber so früh wie möglich über Grund und voraussichtliche Dauer informieren. Planbare Termine wie eine Hochzeit werden vorab abgestimmt; wer eigenmächtig fernbleibt, riskiert bei einem nicht anerkannten Anlass eine Kündigung (BAG, 20.05.2021, 2 AZR 457/20).

Der Arbeitgeber darf einen Nachweis verlangen. Beim Todesfall genügt in der Regel eine Kopie der Sterbeurkunde, bei der Hochzeit die Bestätigung des Standesamts, beim Arztbesuch oder beim kranken Kind eine ärztliche Bescheinigung. Die Freistellung ist an das Ereignis gebunden: Fällt der Anlass auf einen arbeitsfreien Tag, besteht kein Anspruch auf einen späteren Ersatztag.

Wann der Arbeitgeber Sonderurlaub ablehnen darf

Der Arbeitgeber darf die Bezahlung verweigern, wenn § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag wirksam ausgeschlossen ist oder der Anlass keine persönliche Verhinderung darstellt. Tarifliche Kataloge wie § 29 TVöD können die Anlässe abschließend festlegen. Selbst bei einem Ausschluss bleibt in unzumutbaren Lagen ein unbezahltes Leistungsverweigerungsrecht nach § 275 Abs. 3 BGB bestehen.

Rund die Hälfte der Beschäftigten arbeitet in einem tarifgebundenen Betrieb: Laut Statistischem Bundesamt lag die Tarifbindung 2025 bei 49 Prozent. Für diese Beschäftigten entscheidet zuerst der Tarifvertrag über Anlässe und Tage. Ohne Tarifbindung gilt der Arbeitsvertrag und, wenn er nichts regelt, § 616 BGB.