E-Rechnung Beispiel: Aufbau, Formate und Fristen

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – kein PDF. Genau darin liegt das häufigste Missverständnis: Eine per E-Mail versendete PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht, auch wenn sie digital erstellt wurde. Als Beispiel für zulässige Formate nennt das Bundesfinanzministerium in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Der Zeitdruck steigt: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Die allgemeine Übergangsregelung für den Versand läuft am 31. Dezember 2026 aus – ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft zwingend elektronisch fakturieren. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Dieser Beitrag zeigt den Aufbau einer E-Rechnung an einem konkreten Beispiel, vergleicht die beiden gängigen Formate und ordnet Fristen, Ausnahmen und Archivierungspflichten ein.

Was eine E-Rechnung ist – und was keine

Die gesetzliche Definition steht in § 14 Umsatzsteuergesetz, neu gefasst durch das Wachstumschancengesetz. Danach liegt eine E-Rechnung vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die Normenreihe EN 16931.

Praktisch bedeutet die Umstellung einen Rollentausch zwischen Mensch und Maschine. Bisher war das lesbare Dokument die Rechnung, die Daten waren Beiwerk. Künftig sind die Daten die Rechnung, und die Darstellung ist nur noch eine Hilfsansicht. Für die Buchhaltung ist das der eigentliche Bruch – vergleichbar mit der Umstellung auf die digitale Signatur, bei der ebenfalls die maschinelle Prüfbarkeit an die Stelle der Unterschrift auf Papier trat.

E-Rechnung Beispiel: So sieht der XML-Datensatz aus

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Jede Rechnungsangabe steht in einem eigenen, klar benannten Feld – Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Beträge. Genau diese Feldstruktur ermöglicht es der Empfängersoftware, den Beleg ohne Texterkennung direkt zu verbuchen.

Beispiel einer XRechnung im XML-Format

Der folgende Auszug zeigt die Kernelemente einer XRechnung in stark verkürzter Form. Eine vollständige Datei umfasst je nach Umfang mehrere hundert Zeilen.

Ohne passende Software ist eine solche Datei für Menschen kaum auswertbar. Zur Anzeige existieren kostenfreie Viewer und Validatoren, die den Datensatz in eine lesbare Ansicht überführen und zugleich prüfen, ob er der Norm entspricht. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt ausdrücklich, den übermittelten XML-Teil eigenständig zu visualisieren.

ZUGFeRD als Beispiel für ein Hybridformat

ZUGFeRD kombiniert beide Welten in einer Datei: Sichtbar ist ein PDF/A-3-Dokument, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Empfänger ohne spezialisierte Software können den Beleg wie gewohnt öffnen, während Buchhaltungssysteme die eingebetteten Daten automatisch auslesen.

XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich

Beide Formate erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in Aufbau und typischem Einsatzgebiet. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen, da sie nicht alle erforderlichen Rechnungsangaben transportieren.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt ein zusätzliches Pflichtfeld hinzu: die Leitweg-ID. Sie adressiert die empfangende Behörde eindeutig und wird vom Auftraggeber vorgegeben. Fehlt sie, weisen die Rechnungseingangsportale der Länder den Beleg automatisiert zurück.

Fristen der E-Rechnungspflicht bis 2028

Die Einführung erfolgt in Stufen, geregelt in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend für die Versandpflicht ab 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also des Kalenderjahres 2026.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Bestimmte Belege bleiben dauerhaft ausgenommen, unabhängig von allen Übergangsfristen. Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen; Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter.

Bemerkenswert ist die Asymmetrie bei Kleinunternehmern: Sie dürfen weiterhin auf Papier fakturieren, müssen eingehende E-Rechnungen aber verarbeiten können. Ein reines E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus, ein geordneter Ablage- und Prüfprozess bleibt trotzdem erforderlich.

Pflichtangaben in der E-Rechnung

Die inhaltlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen denen jeder ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Neu ist nicht der Umfang der Angaben, sondern die Form: Jede Angabe muss in einem eigenen, normkonformen Datenfeld stehen und darf nicht nur im Fließtext auftauchen. Fehlt ein Pflichtfeld, verweigern Validatoren die Freigabe – und dem Empfänger droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.

Ein häufiger Fehler in der Praxis betrifft den Leistungszeitpunkt: Er muss auch dann angegeben werden, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. In Papierrechnungen ließ sich das übersehen, im strukturierten Datensatz fällt es sofort auf. Wer die Angaben in der eigenen Steuererklärung geltend machen möchte, sollte eingehende Belege deshalb vor der Verbuchung technisch prüfen lassen.

E-Rechnung erstellen: Software und kostenlose Wege

Für die Erstellung einer E-Rechnung genügt keine Textverarbeitung – nötig ist Software, die normkonformes XML erzeugt. Drei Wege stehen offen: eine Buchhaltungs- oder Fakturierungslösung mit integriertem XRechnung- und ZUGFeRD-Export, ein Webportal des Anbieters oder die kostenfreien Rechnungseingangsportale des Bundes und der Länder für Rechnungen an Behörden.

Kostenfreie Angebote existieren, decken aber meist nur kleine Rechnungsvolumina ab. Werkzeuge, die ein bestehendes PDF nachträglich in ein ZUGFeRD-Dokument umwandeln, funktionieren technisch, setzen aber voraus, dass die Ausgangsdaten vollständig und korrekt erfasst sind. Vor dem Versand empfiehlt sich in jedem Fall ein Durchlauf durch einen Validator, der den Datensatz gegen die Norm prüft.

Archivierung: Warum ein Ausdruck nicht genügt

Aufzubewahren ist der strukturierte XML-Datensatz in seiner ursprünglichen, unveränderten Form. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt ihn nicht – wer die XML-Datei verwirft, verletzt die Aufbewahrungspflicht. Die Frist für Rechnungen wurde zum Jahr 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bei Hybridformaten genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich die Archivierung des strukturierten Teils. Der PDF-Bildteil muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Über die gesamte Frist müssen die Daten lesbar, auffindbar und maschinell auswertbar bleiben – auch nach einem Systemwechsel. Für Unternehmen mit knappen Ressourcen ist das ein Argument, die Archivierung früh in ein durchdachtes Kostenmanagement einzubetten, statt sie kurz vor Fristende improvisiert zu lösen.

Die Umstellung reiht sich in eine Reihe verpflichtender Digitalisierungsschritte ein, die Unternehmen parallel bewältigen müssen. Wie stark sich Prozesse dadurch insgesamt verändern, zeigt der Überblick zur Digitalisierung des Arbeitsmarkts. Auch im Zahlungsverkehr setzen sich maschinenlesbare Standards durch, etwa bei den Einsatzfeldern von QR-Codes.