Digitale Lohnabrechnung: Die Zukunft des Personalwesens

Was ist die digitale Lohnabrechnung?

Die digitale Lohnabrechnung bezeichnet die elektronische Erstellung, Archivierung und Bereitstellung von Gehaltsdokumenten. Während in der klassischen Welt alle Abrechnungen auf Papier gedruckt, kuvertiert und verschickt werden, läuft bei der digitalen Variante jeder Schritt über Software und sichere Netzwerke. Der Inhalt bleibt derselbe: Mitarbeitende erhalten Informationen zu Bruttolohn, Zuschlägen, Abzügen und Nettoauszahlung. Neu ist der Weg: Die Daten werden digital erzeugt, als unveränderbares Dokument (z. B. PDF/A) gespeichert und über ein Mitarbeiterportal oder per verschlüsselter E‑Mail bereitgestellt. Dadurch entfällt der Papierprozess, der Zeit und Ressourcen kostet.

Digitale Lohnabrechnung ist mehr als nur ein elektronischer „Versand“. Unternehmen müssen das gesetzliche Recht der Beschäftigten auf eine Abrechnung in Textform beachten und sicherstellen, dass die Dokumente jederzeit abrufbar sind. Seit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte in Deutschland (ELStAM) im Jahr 2013 hat sich die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen stetig weiterentwickelt. Mit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom Januar 2025 wurde klargestellt, dass Arbeitgeber ihre Lohnabrechnungen auch ausschließlich digital erteilen dürfen. Voraussetzung ist, dass der Zugriff gewährleistet und die Daten unveränderbar gespeichert werden.

Im Unterschied zu reiner „Onlinebereitstellung“ muss eine digitale Lohnabrechnung erteilt werden: Die Abrechnung gilt als zugestellt, wenn sie in den Machtbereich der Empfänger gelangt. Arbeitgeber sollten daher ein sicheres Portal oder einen Zustelldienst nutzen, bei dem Mitarbeiter ihre Abrechnungen abrufen können. Eine vorherige Einwilligung der Belegschaft ist sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen und aktuelle Entwicklungen

Die rechtliche Basis der digitalen Lohnabrechnung ergibt sich aus mehreren Normen. § 108 Gewerbeordnung verpflichtet Arbeitgeber zur Erteilung einer Abrechnung in Textform, lässt aber die Form (Papier oder digital) offen. Seit 2013 nutzen Unternehmen für die Lohnsteuererhebung das elektronische Verfahren ELStAM. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom Januar 2025 hat die Praxis weiter bestätigt: Eine elektronische Gehaltsabrechnung ist zulässig, solange Arbeitnehmer sie abrufen können und der Arbeitgeber seine Bereitstellungspflicht erfüllt.

Rechtsstreitigkeiten wie der Fall vor dem Landesarbeitsgericht Hamm (2022) zeigen, dass das bloße Bereitstellen in einem Portal ohne Benachrichtigung nicht ausreicht. Der Zugang gilt erst als erfolgt, wenn die Abrechnung in den Machtbereich der Empfänger gelangt und diese davon Kenntnis nehmen können. Arbeitgeber sollten daher aktiv informieren und den Empfang bestätigen lassen.

Für 2026 zeichnet sich eine weitere Beschleunigung der Digitalisierung ab. Im Zuge der geplanten Arbeitszeitreform könnten elektronische Zeiterfassungssysteme zur Pflicht werden, was eine stärkere Verzahnung mit der digitalen Lohnabrechnung erwartet. Außerdem steigen die Anforderungen an Datenschutz und IT‑Sicherheit: Nach der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten verschlüsselt übertragen und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Unternehmen sollten deshalb auf Software setzen, die revisionssichere Speicherung, digitale Signatur und Transportverschlüsselung unterstützt.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Ein wesentlicher Treiber der digitalen Lohnabrechnung sind die vielfältigen Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte. Die elektronische Bereitstellung spart Zeit, Papier und Portokosten, reduziert Fehlerquellen und erhöht gleichzeitig die Datensicherheit. Mitarbeitende können ihre Abrechnungen jederzeit online abrufen und besser archivieren. Die folgende Tabelle vergleicht die wichtigsten Aspekte zwischen Papier‑ und digitaler Gehaltsabrechnung sowie dem Outsourcing an einen externen Anbieter:

Aspekt	Papierabrechnung	Digitale Lohnabrechnung	Ausgelagerte Abrechnung
Zeitaufwand für HR	Hoch durch Drucken, Kuvertieren, Versand	Niedrig – Erzeugung per Software und automatischer Zustellung	Sehr niedrig – der Dienstleister übernimmt den Prozess
Direkte Kosten	Papier-, Druck- und Portokosten	Softwarelizenz und Einrichtung	Servicegebühr pro Abrechnung
Datensicherheit	Dokumente können verloren gehen	Passwortgeschützte Dateien und Verschlüsselung	Professionelle Sicherheitsstandards und Zertifizierungen
Umweltfreundlichkeit	Hoher Ressourcenverbrauch	Weniger Papier und CO₂‑Emissionen	Hängt von Dienstleister ab
Mitarbeiterzugriff	Nur physisch	Jederzeit online abrufbar	Portal des Dienstleisters

Für Arbeitgeber bringen digitale Lohnabrechnungen spürbare Effizienzgewinne. Eine interne Studie eines mittelständischen Unternehmens ergab, dass die Umstellung 80 % der Zeit einsparte, die zuvor für das Kuvertieren und Versenden von 200 Abrechnungen im Monat benötigt wurde. Gleichzeitig verringert sich das Risiko von Zustellungsfehlern, da alle Dokumente im Mitarbeiterportal hinterlegt werden. Unternehmen können auch schneller auf Anfragen reagieren, weil die Unterlagen digital verfügbar sind.

Mitarbeitende profitieren ebenfalls: Sie haben ihre Abrechnungen jederzeit griffbereit, können sie langfristig speichern und sparen Platz im privaten Archiv. Gerade bei Steuererklärungen oder Kreditanträgen verkürzt sich die Bearbeitungszeit, weil alle Nachweise sofort zur Hand sind. Eine sichere Authentifizierung schützt zudem vor Einsicht durch Unbefugte.

Technische Umsetzung und sichere Übermittlung

Die technische Umsetzung der digitalen Lohnabrechnung erfordert eine robuste Lohnabrechnung Software, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und sich in bestehende Personal‑ und Buchhaltungssysteme integrieren lässt. Moderne Lösungen generieren die Abrechnungen automatisiert aus den Stammdaten, wandeln sie in ein unveränderbares Format (idealerweise PDF/A), versehen sie mit einer digitalen Signatur und speichern sie revisionssicher. Diese Dokumente werden anschließend in einem Portal bereitgestellt, auf das Mitarbeiter mit ihren Zugangsdaten zugreifen können.

Wichtige technische Komponenten sind unter anderem:

• Datenformat: Für die digitale Lohnabrechnung sollten unveränderbare Dateiformate verwendet werden. PDF/A eignet sich besonders, weil es langfristig archivierbar und digital signierbar ist.
• Verschlüsselung: Die Übertragung muss verschlüsselt erfolgen (z. B. via TLS). Auch gespeicherte Dokumente sollten durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung geschützt sein.
• Authentifizierung: Mitarbeitende benötigen individuelle Zugangsdaten oder Zwei‑Faktor‑Authentifizierung, um ihre Abrechnungen abzurufen. So ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.
• Integration: Eine gute Software integriert sich in bestehende HR‑Systeme, Zeiterfassungs‑ und Buchhaltungsprogramme, sodass die Dateneingabe automatisiert erfolgt. Über Schnittstellen können Steuerberater direkt auf die Daten zugreifen.
• Datenschutz und Compliance: Anbieter sollten die DSGVO, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) sowie branchenspezifische Sicherheitsstandards erfüllen.

In der Praxis sollte der Prozess nicht nur auf Technik beruhen, sondern auch die Belegschaft einbeziehen. Eine transparente Kommunikation über den Ablauf, die Sicherheitsmaßnahmen und die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung nimmt Mitarbeitenden mögliche Ängste. Schulungen oder FAQs im Mitarbeiterportal erleichtern die Umstellung. Unternehmen, die den Prozess auslagern, sollten ihre Dienstleister sorgfältig auswählen und vertraglich festhalten, wie Datenschutz und Verfügbarkeit garantiert werden.

Praktisches Beispiel: Kosten‑ und Zeitersparnis

Um den Nutzen der digitalen Lohnabrechnung greifbar zu machen, lohnt sich ein kleiner Vergleich. Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern vor, das jeden Monat Lohnabrechnungen druckt, kuvertiert und per Post versendet. Für jede Abrechnung fallen durchschnittlich 0,08 € für Papier, 0,10 € für Druck, 0,05 € für Kuvertierung und 0,80 € Portokosten an. Zusätzlich benötigt eine Person etwa 30 Sekunden zum Verpacken und Versenden, was bei 250 Abrechnungen rund 125 Minuten (2 Stunden 5 Minuten) pro Monat ausmacht.

Bei Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen entfallen die Material‑ und Versandkosten vollständig. Lediglich die Softwarekosten schlagen zu Buche; diese liegen bei diesem Beispiel bei etwa 1,50 € pro Abrechnung (inklusive Wartung und Support). Der Zeitaufwand reduziert sich auf das Exportieren der Daten und die Freigabe des Lohnlaufs – schätzungsweise 10 Minuten im Monat.

Die folgende Berechnung verdeutlicht den Effekt:

• Papierbasiert: 250 Abrechnungen × (0,08 € + 0,10 € + 0,05 € + 0,80 €) = 257,50 € pro Monat an Sachkosten.
  Dazu kommen 2,1 Personenstunden (rund 60 € Lohnkosten) für das Kuvertieren und Versenden.
• Digital: 250 Abrechnungen × 1,50 € = 375 € Softwarekosten pro Monat.
  Der Zeitaufwand verringert sich auf 10 Minuten (ca. 5 € Lohnkosten).

Auf den ersten Blick scheint die digitale Lösung teurer zu sein. Langfristig entfallen jedoch Kosten für Papierlagerung, Portoerhöhungen und manuelle Fehlerkorrekturen. Zudem gewinnen HR‑Teams Zeit für wertschöpfende Aufgaben, und der ökologische Fußabdruck sinkt deutlich. Bei sinkenden Softwarepreisen oder steigender Mitarbeiterzahl überholt die digitale Abrechnung den klassischen Prozess auch finanziell.

Typische Fehler und Missverständnisse

Trotz der vielen Vorteile der digitalen Lohnabrechnung unterlaufen Unternehmen häufig Fehler, die zu Frust und rechtlichen Problemen führen können. Zu den häufigsten Missverständnissen gehören:

• Keine Einwilligung einholen: Die Umstellung erfolgt ohne vorherige Zustimmung der Mitarbeitenden. Dies kann zu rechtlichen Streitigkeiten führen.
• Ungesicherte Übermittlung: Dokumente werden per unverschlüsselter E‑Mail versendet. Das verstößt gegen Datenschutzvorschriften.
• Verwechslung von Bereitstellung und Erteilung: Manche Unternehmen glauben, es reiche, die Abrechnungen ins Portal zu laden. Tatsächlich muss der Zugang aktiv ermöglicht und bestätigt werden.
• Mangelnde Schulung: Mitarbeitende werden nicht über das neue System informiert und finden ihre Abrechnungen nicht. Eine Einführung mit klaren Anleitungen ist unverzichtbar.
• Nicht revisionssichere Archivierung: Die Dokumente werden in veränderbaren Formaten gespeichert oder lassen sich nachträglich bearbeiten, was bei Betriebsprüfungen Probleme verursacht.

Wer diese Fehler vermeidet und von Beginn an klare Prozesse definiert, profitiert von einer reibungslosen Umstellung.

Trends und Ausblick

Die digitale Lohnabrechnung wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Zahlreiche Trends sprechen dafür:

Erstens schreitet die Automatisierung voran. Künstliche Intelligenz unterstützt bereits heute bei der Plausibilitätsprüfung von Lohndaten, erkennt ungewöhnliche Abweichungen und schlägt Korrekturen vor. Zweitens verlangen neue gesetzliche Vorgaben eine engere Verzahnung von Zeiterfassung, Abrechnung und Meldeverfahren. Ab 2026 könnte die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für Arbeitgeber gelten, sodass Daten aus der Zeiterfassung direkt in die Lohnabrechnung fließen.

Drittens steigt die Integration von Self‑Service‑Portalen: Mitarbeitende können ihre Stammdaten selbst aktualisieren, Abwesenheiten eintragen und Abrechnungen herunterladen. Dies stärkt die Transparenz und entlastet HR‑Abteilungen. Viertens spielt Nachhaltigkeit eine wachsende Rolle. Unternehmen senken nicht nur Papierverbrauch und CO₂‑Emissionen, sondern rücken auch das soziale Wohlbefinden in den Fokus: Digitale Prozesse ermöglichen flexibles Arbeiten und verkürzen Verwaltungswege.

Wer frühzeitig in moderne Software investiert, sichert sich Wettbewerbsvorteile. Angesichts von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen an Daten-Compliance wird die digitale Lohnabrechnung zum Standard im Personalwesen. Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen effiziente Strukturen, verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit und stellen die Weichen für eine nachhaltige, digitale Zukunft.

FAQ´s – Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet die digitale Lohnabrechnung von der klassischen Papierabrechnung?

Bei der digitalen Lohnabrechnung werden Gehaltsdokumente vollständig elektronisch erstellt und bereitgestellt. Im Gegensatz zur klassischen Abrechnung entfällt das Drucken, Kuvertieren und Versenden per Post. Die Daten liegen in unveränderbaren Formaten wie PDF/A vor, werden verschlüsselt übertragen und in einem Mitarbeiterportal archiviert. Das spart Material-, Versand- und Lagerkosten, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff von überall. Auch der ökologische Fußabdruck sinkt durch den Wegfall von Papier und Transport. Inhaltlich unterscheiden sich die Dokumente nicht, da alle gesetzlichen Angaben weiterhin enthalten sein müssen.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die digitale Lohnabrechnung?

Arbeitgeber müssen laut § 108 Gewerbeordnung eine Lohnabrechnung in Textform erteilen. Seit 2013 ist die elektronische Lohnsteuerkarte Standard und das Bundesarbeitsgericht hat 2025 bestätigt, dass digitale Abrechnungen zulässig sind. Wichtig ist, dass Arbeitnehmer jederzeit Zugriff haben und der Zugang nachweislich erfolgt. Unternehmen sollten eine Einwilligung der Mitarbeitenden einholen, um Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus müssen Datenschutzregeln wie die DSGVO, die GoBD und branchenspezifische Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Unverschlüsselte E‑Mails sind tabu; zugelassene Formate wie PDF/A und sichere Portale gewährleisten Rechtssicherheit.

Wie profitieren Mitarbeitende von einer digitalen Lohnabrechnung?

Mitarbeitende haben ihre Abrechnungen jederzeit online zur Verfügung und müssen nicht mehr auf Papierdokumente warten. Sie können ihre Gehaltsnachweise einfach speichern, sortieren und für Steuererklärungen oder Kreditanträge abrufen. Zudem geht kein Dokument verloren oder landet in fremden Händen, weil Zugriff und Versendung passwortgeschützt sind. In Self‑Service‑Portalen lassen sich Stammdaten aktualisieren und Abwesenheiten melden, was den Informationsfluss beschleunigt. Auch die Umwelt profitiert: weniger Papierverbrauch und weniger Transportwege machen die digitale Abrechnung zu einer nachhaltigen Alternative.

Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der digitalen Lohnabrechnung?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein zentrales Thema. Digitale Lohnabrechnungen enthalten sensible Informationen wie Gehalt, Steuerklassen und Sozialversicherungsnummern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sowohl die Übertragung als auch die Speicherung verschlüsselt sind und nur berechtigte Personen Zugriff haben. Geeignete Maßnahmen sind Transportverschlüsselung (TLS), Passwortschutz, Zwei‑Faktor‑Authentifizierung und revisionssichere Archivierung. Softwarelösungen sollten die Anforderungen der DSGVO erfüllen und regelmäßig auditiert werden. Zudem sollten Arbeitgeber Mitarbeitende über den Umgang mit digitalen Abrechnungen informieren und bei Fragen einen Datenschutzbeauftragten einbinden.

Welche Entwicklungen sind für die Zukunft der digitalen Lohnabrechnung zu erwarten?

Die digitale Lohnabrechnung entwickelt sich stetig weiter. Künstliche Intelligenz wird vermehrt zur automatischen Datenprüfung eingesetzt, um Fehler zu erkennen und Prozesse zu beschleunigen. Gesetzliche Änderungen wie die mögliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ab 2026 machen die Integration von Zeiterfassungs- und Abrechnungssystemen noch wichtiger. Self‑Service‑Portale und mobile Apps werden intuitiver, sodass Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihre Daten erhalten. Zudem rückt Nachhaltigkeit stärker in den Fokus: papierlose Prozesse, geringerer CO₂‑Ausstoß und flexible Arbeitsmodelle prägen das Personalwesen der Zukunft.